Política para el tratamiento de datos personales

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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE AEA CONSULTORES SAS. (AEAC) ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

• Razón Social: AEA Consultores SAS • NIT: 901.553.903 – 7

• Dirección: Av. Calle 26 No 92 – 32, Bogotá D.C.

• Correo Electrónico: comercial@tupredy.com.co

• Teléfono: + 57 302 585 67 99

1. ¿QUIÉNES SOMOS?

AEA CONSULTORES SAS. (AEAC), empresa colombiana, legalmente constituida, se permite informar a cualquier titular de datos personales, clientes, proveedores, terceros y demás, nuestra política de tratamiento de datos, en donde se explica cómo sus datos serán recolectados, tratados y en general administrados en función de la LDPD (Ley de Protección de Datos) y demás normas concordantes.

2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El presente documento explicara el enfoque de AEA CONSULTORES SAS. al tratar información de carácter personal (cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables) de las personas con las que interactuamos a través de cualquiera de los canales previstos por la compañía, el tipo de datos que trataremos y las condiciones en que se custodiarán los datos personales que nos haya proporcionado. AEA CONSULTORES SAS. se encuentra comprometido a cumplir en todo momento con la normatividad vigente en Colombia en materia de protección de datos personales, garantizando el ejercicio de sus derechos de hábeas data.

3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS.

Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma clara y sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, AEA CONSULTORES SAS. le ayuda a identificar los términos que frecuentemente encontrara en este documento, los cuales se definen a continuación:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Base De Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información.

• Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

• Dato Personal: Se refiere a cualquier información asociada a una persona natural (identificada o identificable), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.).

• Dato Público: Es el dato calificado como tal por la Constitución o la Ley y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley colombiana. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines judiciales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

• Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

• Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

• Datos Sensible: Para los propósitos de la presente política, se entiende por dato sensible todo aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: Es quien gestiona y/o manipula los datos de carácter personal a nombre del responsable, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.

• Hábeas Data: Es el derecho que tiene todo titular de información de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.

• Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.

• Reclamo: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente política, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

• Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.

• Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.

• Finalidad legítima: Serán las finalidades para las que AEA CONSULTORES SAS. tratará sus datos personales, así como la base jurídica que legitima a la misma para el tratamiento de los datos personales suministrados en cada una de las finalidades indicadas en este documento.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES:

AEA CONSULTORES SAS. se encuentra comprometido en mantener todos y cada uno de los principios de libertad, integridad, transparencia, seguridad, confidencialidad, calidad y disponibilidad de sus datos personales; durante el tiempo que los tratemos, garantizaremos la aplicación de los principios generales establecidos en la LDPD:

• Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada y debe obedecer a una finalidad legítima, por lo cual AEA CONSULTORES SAS., cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de Finalidad: AEA CONSULTORES SAS. aplicará tratamiento a sus datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima la cual será previamente informada al titular.

• Principio de Libertad: AEA CONSULTORES SAS. sólo tratará sus datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. El titular podrá, en cualquier caso, negarse al tratamiento de sus datos sensibles.

• Principio de Veracidad o Calidad: Los datos personales que trate AEA CONSULTORES SAS., deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.

• Principio de Transparencia: AEA CONSULTORES SAS. le garantiza que en cualquier momento y sin restricciones, podrá obtener información acerca de la existencia de los datos que a usted le conciernen.

• Principio de Acceso y Circulación Restringida: AEA CONSULTORES SAS. se compromete a que el tratamiento de sus datos personales se realizará por entidades o terceros que usted haya autorizado y/o por las personas previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Los datos personales no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.

• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de AEA CONSULTORES SAS., se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de Confidencialidad: AEA CONSULTORES SAS., se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de sus datos personales que no sean públicos, se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

• Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability): Aquel que se basa en el enfoque del reconocimiento y del compromiso de las organizaciones a los efectos de incrementar los estándares de protección para procurar y garantizar a las personas un tratamiento adecuado de sus datos personales. Este principio comporta para AEA CONSULTORES SAS. una obligación de rendir cuentas sobre sus actividades en materia de protección de datos personales, aceptar responsabilidad sobre ellas y divulgar los resultados de manera transparente.

5. CAMBIOS EN LA POLÍTICA.

AEA CONSULTORES SAS. informa que en el evento de introducir cambios en la presente política, éstos se publicarán en la página web de la compañía con el fin de mantenerlo informado(a) y actualizado(a) sobre las condiciones de uso de sus datos. En caso de no estar de acuerdo con los cambios que se realicen, lo invitamos a ejercer su derecho de hábeas data a través de los canales establecidos en el presente documento.

6. CONSENTIMIENTO Y REVOCATORIA.

AEA CONSULTORES SAS. informa que, mediante el consentimiento libre, expreso, previo, e informado, usted nos legitima para que sus datos personales sean captados, almacenados, transmitidos, transferidos, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades que se relacionan en este documento. En cualquier momento usted podrá revocar su consentimiento siempre que sea legal y contractualmente permitido; para esto tenga presente el procedimiento que mencionamos en el presente documento y aportar una copia de su documento de identificación (cédula) con el fin de acreditar su identidad; en caso de que actúe por intermedio de apoderado, será necesario adicional a los documentos mencionados anteriormente, la copia del respectivo poder o mandato conferido.

7. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

AEA CONSULTORES SAS. solo podrá capturar, almacenar, usar y en general tratar sus datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento. Lo anterior, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, legales e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, AEA CONSULTORES SAS. procederá a la supresión de sus datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos y archivos. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

8. DEBERES DE AEA CONSULTORES SAS. FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

AEA CONSULTORES SAS. conoce que sus datos personales son de su propiedad, por lo cual haremos uso de los mismos, únicamente para desarrollar las finalidades para las que nos encontramos debidamente facultados y autorizados previamente por usted, o por la Ley. AEA CONSULTORES SAS. como responsable o encargado del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en la LDPD, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por

el titular;

• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;

• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la LDPD;

• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la LDPD;

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la LDPD y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;

• Informar a la autoridad de protección de datos SIC, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

9. INFORMACIÓN CAPTADA POR AEA CONSULTORES SAS.

AEA CONSULTORES SAS. le informa que la captura de datos personales se llevará a cabo de las siguientes formas:

• De manera personal: Cuando acuda a nuestra compañía.

• De manera directa: Cuando usted nos autoriza a tratar sus datos mediante los formatos físicos y/o electrónicos, servicios de mensajería instantánea, o cualquier medio conocido o por conocerse que AEA CONSULTORES SAS. haya puesto a disposición para tal fin.

• Indirecta: De cualquier fuente pública de información que permita por la Ley.

Los datos personales captados o que captará AEA CONSULTORES SAS. pueden incluir sin limitarse a:

DATOS PERSONALES QUE PODRÍAMOS TRATAR EN CUMPLIMIENTO DE NUESTRAS OBLIGACIONES LEGALES, CONTRACTUALES O POR LEGÍTIMO INTERÉS

DATOS DE IDENTIFICACIÓN Nombre, apellido, domicilio, teléfono, correo electrónico, firma, CC, CE, NIT, RUT, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad, estado civil, sexo, imagen, dirección de IP, Ciudad, Departamento, País, latitud, longitud. DATOS LABORALES Cargo, empleador, domicilio, correo electrónico personal o corporativo, teléfono del trabajo, salario, sanciones, licencias, EPS, aportes, historial en la compañía, y en general cualquier información que repose en la historia laboral etc.

DATOS PATRIMONIALES Información tributaria, historial crediticio, cuentas bancarias, ingresos y egresos, información de consumos, situación de solvencia, etc.

DATOS ACADÉMICOS HV, trayectoria académica, títulos, certificados, condición de estudiante, calificaciones, etc.

LOS DATOS DE TIPO SENSIBLE SERÁN TRATADOS SIEMPRE Y CUANDO NOS ENCONTREMOS AUTORIZADOS POR LA LEY O CONTEMOS CON LA AUTORIZACIÓN, PREVIA, EXPLICITA E INFORMADA DEL TITULAR

DATOS IDEOLÓGICOS Creencias religiosas, afiliación política, sindical, pertenencia a organizaciones de la sociedad civil, asociaciones religiosas, etc.

DATOS DE SALUD Estado de salud física y mental, historial clínico, enfermedades, información relacionada con cuestiones de carácter psicológico, psiquiátrico, etc.

CARACTERÍSTICAS PERSONALES Y FÍSICAS Tipo de sangre, huella digital, altura, peso, discapacidades, color de piel, iris, señales particulares, etc.

VIDA Y HÁBITOS SEXUALES Origen étnico y racial, orientación sexual, análisis de perfiles, etc.

10. FINALIDADES Y FORMAS DE TRATAMIENTO APLICADOS A LOS DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS.

FINALIDADES APLICABLES A TODOS LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES QUE REPOSAN EN NUESTRAS BASES DE DATOS Y ARCHIVOS.

¿POR QUÉ UTILIZAMOS SUS DATOS? Cumplimiento de obligaciones legales

¿PARA QUÉ UTILIZAMOS SUS DATOS?

Si usted es uno de los titulares cuyos datos se encuentran en nuestras bases de datos y archivos, le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional y a cualquier país que proporcione o no niveles adecuados de protección de datos, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• En caso de cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de datos, informaremos a los titulares, de acuerdo con lo mencionado anteriormente.

• Dar respuesta a las peticiones, consultas y quejas que se realicen a través de cualquiera de los canales que ha puesto disposición AEA CONSULTORES SAS. para permitir el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

• Transferir o transmitir los datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación con su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

FINALIDADES APLICABLES A TODOS LOS USUARIOS DE AEA CONSULTORES SAS.

¿POR QUÉ UTILIZAMOS SUS DATOS?

Cumplimiento de obligaciones legales e interés legítimo: AEA CONSULTORES SAS. le informa que los datos que sean captados durante el proceso de comunicación o contacto con los propietarios y/o copropietarios serán tratados con el fin de gestionar y cumplir correctamente las obligaciones legales y/o contractuales existentes entre las partes.

¿PARA QUÉ UTILIZAMOS SUS DATOS?

Si usted es uno de nuestros usuarios de AEA CONSULTORES SAS., le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional y a cualquier país que proporcione o no niveles adecuados de protección de datos, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Realizar actividades de mercadeo tales como, fidelización, encuestas de satisfacción y calidad del servicio, entre otros, enviar información sobre novedades, noticias, sorteos, rifas, concursos, eventos, promociones y programas de comercialización de productos propios y de terceros; para llevar a cabo estas actividades nos pondremos en contacto a través de medio tales como, redes sociales, correo electrónico, servicios de mensajería instantánea, SMS, MMS, teléfono, entre otros.

• Proporcionar los productos y servicios solicitados, como servicios online de video, música o videojuegos lo que incluye la actualización, protección y solución de problemas, así como facilitar soporte técnico.

• Gestionar el proceso de adquisición y/o pago de nuestros productos o servicios así como la utilización de los medios de pagos puestos a su disposición en nuestra plataforma a través de terceros y/o entidades financieras.

• Realizar análisis y segmentación de la información para elaborar estudios y estadísticas sobre preferencias de consumo.

• Mejorar la seguridad, los servicios y las características del Sitio Web/las Aplicaciones. Ello puede conllevar la realización de estudios y encuestas, la solicitud opcional al Usuario de que nos comunique sus valoraciones y comentarios

• Gestionar la comunicación y entrega de premios de los sorteos, torneos y demás actividades competitivas que se realicen a través de nuestras plataformas.

• Desarrollar y testear nuevos productos y servicios.

• Detectar, investigar, informar y tratar de prevenir delitos informáticos y financieros y en general usos no adecuados y no consentidos dentro de nuestra plataforma.

• Suministrarle información de contacto de la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con quien tengamos un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) y ejecución de la misma.

• Gestión y control del registro del usuario a través de la Plataforma y las contrataciones que el usuario realice de conformidad con el presente documento y con los términos y condiciones para la navegación en nuestras plataformas.

• Publicar rankings de posicionamiento y realizar transmisiones en vivo o pregrabadas de alguno de nuestros sorteos, torneos y/o ligas competitivas.

• Análisis de las necesidades, gustos y preferencias para la elaboración de un perfil comercial en base a la información facilitada a través del registro en la Plataforma.

• Llevar a cabo posibles fusiones o ventas de activos. Si la Compañía enajenase parte o la totalidad de su negocio o de sus activos, o se hallase involucrada en un proceso de fusión o de traspaso de negocio, podrá revelar y transferir los datos del Usuario a la otra u otras partes.

FINALIDADES APLICABLES A TODOS LOS CANDIDATOS A UNA VACANTE DENTRO DE AEA CONSULTORES SAS.

¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

Interés legítimo. En lo que concierne a los candidatos a vacantes al interior de AEA CONSULTORES SAS. le informamos que los datos personales que sean captados durante el proceso de selección serán tratados para adelantar el proceso de reclutamiento y selección. Igualmente, sus datos serán almacenados en un archivo o carpeta físico y/o digital que se identificarán con el nombre de cada uno de los titulares, la cual se conservará por un máximo de cuatro (4) años. Una vez cumplido este término, la información será eliminada o suprimida.

¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

Si usted es uno de nuestros candidatos a una vacante dentro AEA CONSULTORES SAS., le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional y a cualquier país que proporcione o no niveles adecuados de protección de datos, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Confrontar la información personal entregada por el titular con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos en aras de realizar actividades de confirmación.

• Verificar información jurídica, financiera y técnica en procesos contractuales que adelante la Compañía o terceros.

• Con el fin de mantener la comunicación con los titulares para efectos comerciales, desarrollo de proyectos y demás actividades propias del objeto social de AEA CONSULTORES SAS.

FINALIDADES APLICABLES A TODOS LOS TRABAJADORES DE AEA CONSULTORES SAS

¿POR QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

Cumplimiento de obligaciones legales e Interés legítimo. Utilizamos sus datos para mantener y actualizar nuestros registros en relación con su calidad de colaborador(a), celebrar contratos o para cumplir con nuestras obligaciones en virtud de ese contrato. Sus datos son necesarios para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales en materia laboral, cumplir con las ordenes de los entes de vigilancia y control, enviar información a entes de vigilancia y control según sea necesario para permitir que se investigue si hemos actuado de la manera correcta

¿PARA QUÉ UTILIZAMOS TUS DATOS?

Si usted es uno de nuestros trabajadores dentro de AEA CONSULTORES SAS., le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional y a cualquier país que proporcione o no niveles adecuados de protección de datos, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación

• Realizar eventos, capacitaciones, seminarios y talleres en temas relacionados con productos y servicios que ofrece la Compañía.

• La administración del recurso humano de la Compañía, incluyendo pero sin limitarse a la vinculación laboral a la Compañía, procesos de capacitación, realización de evaluación del desempeño, adelantar programas de bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificaciones laborales, suministro de referencias laborales en caso de ser solicitadas, conformar el mapa humano del personal que labora en la Compañía y el pago de nómina.

• Administrar sus datos personales con el fin de cumplir con las obligaciones legales y contractuales que AEA CONSULTORES SAS. asume en calidad de empleador, a manera de ejemplo: asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde hayas autorizado forma previa el tratamiento.

• Gestionar sus datos personales y los de su grupo familiar para realizar trámites de afiliación a entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral –ARL.

• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para usted y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).

• Generar informes, análisis y gestión de procesos propios del desarrollo de Recursos Humanos y convocatorias internas.

• Adelantar campañas de actualización de Datos Personales para garantizar la integridad de los mismos.

• Asignar permisos físicos y lógicos dentro de las instalaciones y sistemas de AEA CONSULTORES SAS. con el fin de monitorizar su actividad.

• Disponer de sus datos personales para asignar herramientas de trabajo tales como: correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, software, etc.

• Tratar sus datos personales para realizar, −cuando sea necesario− pruebas desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, pruebas de polígrafo y todas las demás que genere en virtud de su relación laboral.

• Adelantar investigaciones internas de conformidad con las diferentes políticas de la empresa en caso de actividades sospechosas que puedan afectar el buen nombre de la Compañía o identificar faltas graves de los trabajadores.

• Realizar los procedimientos necesarios para garantizar la seguridad en las instalaciones y equipo de TI de la Compañía.

• El envío de las modificaciones a esta Política, así como la solicitud de nuevas autorizaciones para el Tratamiento de los Datos Personales.

• Verificar información jurídica, financiera y técnica en procesos contractuales que adelante la Compañía o terceros.

FINALIDADES APLICABLES A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.

¿POR QUÉ UTILIZAMOS SUS DATOS?

Cumplimiento de obligaciones legales. Interés legítimo. Podemos procesar sus datos cuando sea necesario para actualizar nuestros registros con relación a su calidad de proveedor o contratista, celebrar un contrato, la correcta prestación de sus servicios al interior de AEA CONSULTORES SAS. o para cumplir con nuestras obligaciones en virtud de ese contrato. Sus datos son necesarios para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales en materia laboral, civil y comercial, así como cumplir con las ordenes de los entes de vigilancia y control, enviar información a entes de vigilancia y control según sea necesario para permitir que se investigue si hemos actuado de la manera correcta.

¿PARA QUÉ UTILIZAMOS SUS DATOS?

Si usted es uno de nuestros proveedores, le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional y a cualquier país que proporcione o no niveles adecuados de protección de datos, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Recolectar, registrar, actualizar y mantener sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y personal contratista de AEA CONSULTORES SAS.

• Gestionar los datos del PROVEEDOR o CONTRATISTA para efectuar los procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a AEA CONSULTORES SAS.

• Cumplir las obligaciones derivadas de la relación contractual que se establezca con EL PROVEEDOR o CONTRATISTA.

• Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del personal del proveedor o contratista con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.

• Verificar antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.

11. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

AEA CONSULTORES SAS. solo tratará datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando el consentimiento previo y explícito a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. Trataremos datos de tipo sensible en las siguientes circunstancias:

• El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

• El tratamiento que tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensibles.

Adicional a lo anterior, AEA CONSULTORES SAS. cumple con las siguientes obligaciones:

• Informarle que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

• Informarle de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de carácter sensible, la finalidad aplicada, y obtener su consentimiento explícito.

• No condicionar ninguna actividad a que nos suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

12. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑAS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

AEA CONSULTORES SAS. solo tratará datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o cuando su tratamiento se encuentre debidamente autorizado por los padres o representantes legales de la niña, niño o adolescente. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en la LDPD y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, AEA CONSULTORES SAS. exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía, capacidad para entender el asunto y explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento, tal como lo indica la Ley.

AEA CONSULTORES SAS. y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niñas, niños y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la LDPD y demás normas aplicables.

13. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS.

AEA CONSULTORES SAS. no entregará sus datos personales a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que:

• La transmisión de sus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento de nuestras obligaciones legales y/o contractuales;

• Exista su autorización expresa y brindada para hacerlo;

• Sea necesaria para permitir a los proveedores, contratistas o colaboradores prestar los servicios encomendados;

• Sea requerido o permitido por la ley.

Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de sus datos personales a terceros encargados ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada por parte suya, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015 por lo menos lo siguiente:

• Los alcances de la obligación del encargado para el tratamiento de datos personales.

• Las actividades que el encargado deberá realizar por cuenta de AEA CONSULTORES SAS. para el tratamiento de los datos personales.

• Las obligaciones del encargado con respecto al titular y al AEA CONSULTORES SAS.

• La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el aviso de privacidad y el manual interno de políticas y procedimientos de AEA CONSULTORES SAS.

• La obligación del encargado de realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades autorizadas por los titulares y con legislación aplicable.

• La obligación del encargado de dar tratamiento, por cuenta del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.

• La obligación del encargado de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.

• La obligación del encargado de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

14. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS.

En los contratos laborales o de prestación de servicios, AEA CONSULTORES SAS. ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales AEA CONSULTORES SAS. tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de servicios tercerizados. En estas cláusulas, se hará mención de la existencia de la política de tratamiento de datos personales.

En los contratos de prestación de servicios y demás contratos de cualquier tipo que celebre AEA CONSULTORES SAS. con terceros que impliquen el tratamiento de datos personales; AEA CONSULTORES SAS. realizará la transmisión con el encargado del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines, medios, medidas de seguridad aplicables y tratamientos autorizados por AEA CONSULTORES SAS. y delimitará de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la LDPD y demás normas aplicables, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.

Por su parte, AEA CONSULTORES SAS. al momento de recibir datos de terceros y actuar como encargado del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

15. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES

La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC cuando se lleve a cabo a uno de los países que no se encuentra contemplado en la circular externa 05 de agosto de 2017. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.

Asimismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la SIC, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de AEA CONSULTORES SAS., estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por AEA CONSULTORES SAS. como por el responsable o encargado de los datos en su lugar de destino.

AEA CONSULTORES SAS. no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley y su decreto reglamentario. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia y la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de la base de datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria.

16. SEGURIDAD.

Con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en la LEPD, AEA CONSULTORES SAS. cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, que son de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de estas políticas.

AEA CONSULTORES SAS. mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

Es obligación de los destinatarios de estas políticas informar a AEA CONSULTORES SAS. cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la compañía para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación. En estos casos, AEA CONSULTORES SAS. comunicará a la autoridad de protección de datos colombiana la situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

17. CONFIDENCIALIDAD.

Los datos personales obtenidos por AEA CONSULTORES SAS. a través de cualquier formato (físico o electrónico), contrato, comunicación (física, electrónica, telefónica, entre otros), serán tratados con total reserva y confidencialidad, comprometiéndose a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable.

18. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL Y PROCEDIMIENTO APLICABLE.

a) Del Derecho de Acceso: AEA CONSULTORES SAS. le garantiza el derecho de acceso conforme a la LEPD como titular de los datos personales. El acceso está permitido solamente a los titulares de datos personales que correspondan a personas naturales, previa acreditación de su identidad como titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición suya, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

b) Del Derecho de Consulta: Como titular usted podrá consultar su información de carácter personal que repose en cualquier base de datos o archivo de AEA CONSULTORES SAS. en consecuencia, le garantizamos el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la LEPD, suministrándole la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo nuestro control. AEA CONSULTORES SAS. establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c) Del Derecho de Reclamo: Como titular usted puede presentar un reclamo si considera que la información contenida o almacenada en una base de datos pueda ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre protección de datos personales. En tal sentido, podrá presentar reclamación de manera directa al AEA CONSULTORES SAS. o en su defecto al encargado del tratamiento de sus datos. AEA CONSULTORES SAS. establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo, el cual podrá presentarlo directamente por el titular, teniendo en cuenta la información señalada en la LEPD. Si el reclamo estuviese incompleto, deberá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información solicitada, se entenderá que usted ha desistido del reclamo. En caso de haber un reclamo que no sea competencia de AEA CONSULTORES SAS., se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informándole de esta situación. Una vez AEA CONSULTORES SAS. haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, AEA CONSULTORES SAS. informará los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

d) Del derecho a la rectificación y actualización de datos: AEA CONSULTORES SAS. se obliga a rectificar y actualizar la información personal que corresponda a personas naturales, de acuerdo con su solicitud, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Al respecto, AEA CONSULTORES SAS. tendrá en cuenta lo siguiente:

e) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

f) AEA CONSULTORES SAS. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando lo beneficien como titular de los datos personales. En consecuencia, podremos habilitar medios electrónicos u otros que consideremos pertinentes y seguros para un mejor acceso.

g) Del derecho a la supresión de datos: Como titular usted tiene el derecho en todo momento, a solicitar al AEA CONSULTORES SAS. la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Para el resto de los datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos

• Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

• Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

• Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

• Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por AEA CONSULTORES SAS.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y AEA CONSULTORES SAS. como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

• Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

h) Del derecho a revocar la autorización: Como titular, usted puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, AEA CONSULTORES SAS., ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten revocar su consentimiento; en los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

• Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que AEA CONSULTORES SAS. dejará de tratar por completo sus datos personales.

• Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas. En este caso, AEA CONSULTORES SAS. suspenderá parcialmente el tratamiento de sus datos personales. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y AEA CONSULTORES SAS. como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

• La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

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